Ефективне управління дебіторською заборгованістю: від аналізу до стягнення
#Дебіторська заборгованість
#банкрутство
#господарське право
#кредит
час читання 15 хв.
Автор статті: Наталія Ладижинська
Юридична відповідність:
Мунтяну Ігор Іванович, адвокат Адвокатського об’єднання АКТУМ, свідоцтво: #№005150 від 22.12.2023р.
Дата останнього оновлення:
28.08.2025
Фінансовий стан підприємства є важливим індикатором його стабільності, конкурентоспроможності та перспектив розвитку. Одним із ключових чинників, що впливають на фінансову стійкість, є рівень дебіторської заборгованості.
Успішне стягнення дебіторської заборгованості — це не випадковість, а результат грамотної юридичної стратегії. У сучасних умовах, коли фінансова дисципліна партнерів часто залишає бажати кращого, бізнесу необхідно володіти чіткими інструментами для захисту своїх інтересів.
У цьому матеріалі ми просто і зрозуміло пояснимо, як юридично ефективно вирішувати проблеми з дебіторською заборгованістю, зокрема:
як ефективно працювати з дебіторською заборгованістю;
які способи повернення боргів;
хто може допомогти підготувати необхідні документи або альтернативні докази;
як правильно скласти претензійно-позовні документи;
які превентивні заходи важливо застосовувати, для недопущення виникнення дебіторської заборгованості.
Наша мета — допомогти вам знайти дієві методи стягнення дебіторської заборгованості та покращити фінансову стабільність вашої компанії.
Що таке дебіторська заборгованість і звідки вона береться?
Дебіторська заборгованість — це сума коштів, яку підприємству винні контрагенти за поставлені товари чи надані послуги; вона поділяється на поточну (у межах строків оплати) та прострочену (з порушенням термінів), а її виникнення часто спричинене затримками оплат, недостатньою перевіркою партнерів або слабким фінансовим контролем.
У юридичній практиці за можливістю стягнення виділяють такі види дебіторської заборгованості:
Реальна — очікується, що борг буде погашено вчасно.
Сумнівна — існують ризики, що борг не буде повернено (наприклад відносно боржника порушено справу про банкрутство, або ж він просто ігнорує ваші вимоги про сплату коштів).
Безнадійна — коли достеменно відомо, що борги не будуть погашені (банкрутство, ліквідація, рішення суду).
Пам’ятайте, що об’єктивна оцінка перспектив стягнення дебіторської заборгованості без участі кваліфікованого правника практично неможлива!
Повернення боргу — це не лише юридична процедура, а складний процес, що потребує врахування низки ризиків і сценаріїв: банкрутство боржника, його ліквідація, наявність судових рішень щодо інших заборгованостей, а також інших факторів, які суттєво впливають на ймовірність повернення коштів.
Саме тому участь адвоката є критично важливою — вона забезпечує фаховий аналіз ситуації, формування реалістичної стратегії стягнення та підвищує шанси на успішне вирішення справи.
Причини виникнення дебіторської заборгованості
Відстрочка платежу передбачена договором
Це коли компанія за договором надає послугу або продає товар, та передбачає можливість оплати через певний період часу. Тобто, якщо ви продали товар на суму 50 000 грн, при цьому договір передбачає, що фактична оплата надійде через 15 днів після поставки, то до фактичного надходження коштів, у вас буде обліковуватись дебіторська заборгованість на цю суму.
Спори між сторонами
Коли однією зі сторін порушуються договірні зобов’язання, зокрема поставлено товар не у повному обсязі або послуга надана неякісно чи з істотним порушенням строків, інша сторона затримує оплату до усунення недоліків, або вирішення спору.
Несвоєчасна оплата
Контрагент мав здійснити оплату, але з певних причин не зробив цього (фінансові труднощі, арешт рахунків, воєнні події тощо). До фактичного надходження коштів на вашому підприємстві буде обліковуватись дебіторська заборгованість.
Невжиття заходів, щодо запобігання боргам
Перш ніж розпочинати співпрацю, варто перевірити, наскільки надійний контрагент. Це можна зробити за допомогою відкритих онлайн-ресурсів, де доступна інформація про те, чи фігурує потенційний партнер у судових справах, чи відкриті щодо нього виконавчі провадження, а також чи не перебуває він у процедурі банкрутства.
Помилки у документах
Неправильно оформлені акти, рахунки, договори або реквізити можуть затримати оплату. Якщо була помилка в банківських реквізитах, зазначених у виставленому рахунку — платіж не проходить, кошти тимчасово блокуються, внаслідок чого виникає дебіторська заборгованість.
Недостатній фінансовий контроль
Платіж від клієнта не надійшов у встановлений строк, а підприємство не проконтролювало ситуацію — як результат, з'явилась дебіторська заборгованість
Наслідки для бізнесу
Якщо підприємство веде неефективне управління боргами у взаємовідносинах з контрагентами, може зіштовхнутися з нестачею обігових коштів, обмеженим фінансовим плануванням, ризиком прямих фінансових втрат та зниженням прибутковості.
Фінансова стратегія, що дозволяє уникати накопичення боргів і забезпечує їх ефективне повернення, неможлива без знання правових норм, які регулюють відповідні ситуації.
Знання законодавства — лише основа, успіх залежить від того, як ці норми застосовуються на практиці. Тому, для ефективного управління дебіторською заборгованістю варто залучати юристів ще на стартових етапах взаємодії з партнерами: під час підготовки договорів, перевірки контрагентів та узгодження основних умов співпраці.
Особливо важливо передбачити в договорах положення про відповідальність сторін, штрафні санкції та механізми захисту від порушення зобов’язань. Такий превентивний підхід сприяє зниженню юридичних ризиків і створює основу для стабільних та прозорих бізнес-відносин.
Як аналізувати дебіторську заборгованість?
У більш складному розумінні аналіз починається з балансу підприємства та даних аналітичного обліку. Порівнюється динаміка заборгованості за кілька періодів визначається частка заборгованості у загальній сумі активів тощо. Однак нас цікавлять прості методи аналізу простроченої дебіторської заборгованості
Покрокова інструкція з аналізу дебіторської заборгованості
Класифікуйте заборгованість. Розділіть її на поточну та прострочену, а також за строками прострочки: до 30 днів, 30–90 днів, понад 90 днів.
Визначте найбільших боржників. Оцініть, чи не зосереджені ризики на одному чи кількох клієнтах.
Проаналізуйте динаміку. Порівняйте показники з попередніми періодами, щоб зрозуміти, чи зростає заборгованість.
Оцініть якість дебіторки. Визначте, які борги реально можна стягнути, а які вже стали сумнівними чи безнадійними.
Розрахуйте фінансові показники. Використовуйте коефіцієнти оборотності та середній строк погашення, щоб оцінити вплив на обігові кошти.
Перевірте юридичну базу. Наявність усіх необхідних документів, що підтверджують борг, є важливою передумовою для подальших дій. Якщо частина з них відсутня, доцільно звернутися до юриста, який допоможе оцінити перспективи та можливі шляхи вирішення ситуації, а також зібрати альтернативні докази здійснених господарських операцій, що згодом можуть бути використані у претензійно-судовому процесі.
Також незайвим буде регулярний аудит дебіторської заборгованості, який може здійснюватися або штатними працівниками/відділами компанії або з залученням сторонніх спеціалістів.
Як визначити «ризикованих» боржників (контрагентів): прості способи аналізу
Ризикові боржники — це не завжди «погані» клієнти/партнери, але це «червоний прапорець», що потрібно діяти обачно: контроль, нагадування, обмеження. Адже краще запобігти проблемі, ніж потім шукати шляхи повернення коштів.
Визначення ризикових партнерів починається з аналізу судових реєстрів, ретельної перевірки контрагента та погодження всіх умов договору; важливо заздалегідь оцінити можливі ризики та передбачити санкції у разі порушення зобов’язань — це дозволяє мінімізувати фінансові втрати та забезпечити юридичну захищеність компанії.
Якщо договір вже підписано. То насамперед аналіз буде полягати у контролі оплат. Ваша бухгалтерія повинна забезпечити достовірний облік руху коштів. Якщо контроль за оплатами покладено на менеджерів, які працюють із клієнтами, важливо налагодити автоматичний обмін інформацією між ними та бухгалтерією. Це дозволить здійснювати подвійний моніторинг і якісний аналіз заборгованості.
Бухгалтерські програми (наприклад, 1С, BAS, M.E.Doc), CRM-системи — це надійні інструменти, які допомагають вести облік боргів, контролювати строки оплат, автоматизувати нагадування та формувати звіти для прийняття управлінських рішень.
Практичний приклад контролю та аналізу дебіторської заборгованості на підприємстві
Товариство «М» є постачальником сантехнічного обладнання, та має близько 80 активних клієнтів. Згідно з типовими договорами, товариство поставляє товари на умовах відстрочення платежу до 15 робочих днів. Через відсутність фінансового контролю виникла прострочена дебіторська заборгованість на суму 700 000 грн.
Щоб уникнути подібних ситуацій у майбутньому, необхідно впровадити системний підхід до управління дебіторською заборгованістю, який охоплює як юридичний, так і бухгалтерський аспекти.
З юридичної точки зору доцільно забезпечити постійний супровід таких питань фаховим правником. Мова йде не про одноразову перевірку договорів, а про системний юридичний контроль — так звану послугу «під ключ». У цьому форматі юрист супроводжує процес від моменту укладення договорів із контрагентами до фактичного надходження коштів. Він не лише закладає в договори ефективні механізми захисту від прострочень (штрафні санкції, пеня, забезпечувальні інструменти), а й оперативно реагує на порушення: надсилає претензії, веде переговори, готує документи для судового стягнення.
З боку бухгалтерії ефективним вирішенням цієї проблеми є впровадження багаторівневої системи контролю, яка поєднує автоматизовані інструменти з чітко налагодженими діями співробітників компанії. Зокрема, облік заборгованостей, ведеться у Excel з урахуванням ключових параметрів:
назва клієнта
сума боргу
дата виникнення
граничний термін оплати
статус: поточна/прострочена/безнадійна
Наступним етапом є інтеграція CRM-системи, яка дозволяє автоматично реєструвати заявки, формувати рахунки та надсилати нагадування про оплату. Такий підхід забезпечує прозорість, оперативність і знижує ризики фінансових втрат.
Відповідальні менеджери контролюють платежі та щотижня звітують про оплату у розрізі своїх клієнтів, бухгалтерія формує загальний звіт та аналізує борги. За наявності заборгованості відповідальні особи вживають заходи щодо її повернення.
Наведені інструменти допоможуть виявити недобросовісних контрагентів/клієнтів та прийняти рішення щодо подальшої співпраці з ними.
Вже за декілька місяців такої комплексної роботи буде помітним активне залучення менеджерів у роботі з боржниками, розуміння керівництвом реального фінансового стану товариства та скорочення дебітори по підприємству.
Інструменти та методи управління боргами
Попередження проблем
Нині компанії активно застосовують комплаєнс перевірку контрагента. Це комплекс заходів, який передбачає оцінку надійності, репутації та відповідності діяльності потенційного партнера вимогам законодавства, внутрішнім політикам компанії та міжнародним стандартам.
Комплаєнс перевірка включає:
Юридичну перевірку (Legal compliance): аналіз реєстраційних документів; моніторинг реєстрів на наявність судових справ, арештів, банкрутства; перевірка ліцензій, дозволів на ведення певної діяльності.
Фінансову перевірку: отримання інформації про заборгованість або ризики неплатоспроможності.
Перевірку на добропорядність (KYC/AML): перевірка бенефіціарів на зв'язок із санкціями, відмиванням грошей, фінансуванням тероризму тощо.
Інструменти для комплаєнс перевірки контрагентів:
YouControl — комплексна перевірка компаній за відкритими реєстрами. Безкоштовно: — перегляд базової інформації: ЄДР, реєстрація, частково судові провадження. Платно: доступ до фінзвітності, судових справ, зв'язків між компаніями, санкцій, аналітики тощо.
Opendatabot — автоматичне відстеження подій щодо компаній/контрагентів. Безкоштовно: основна інформація: ЄДР, перевірка судів, податкового боргу, відкриття/закриття компанії тощо. Платно (Opendatabot Business): аналітика, інтеграція з CRM, податкова та фінансова інформація про компанію, аналіз ризик факторів, включаючи санкції, судові справи та зв'язки з країнами-агресорами.
ContrAgent (Liga360) — аналітика по контрагентах та пов’язаних особах аналітика, фінзвітності, судів, PEP/санкцій. Ресурс платний на умовах підписки.
Sanctions Scanner — перевірка по міжнародних санкційних списках (ресурс платний орієнтований на міжнародні перевірки).
Єдиний державний реєстр судових рішень – допомагає перевірити наявність судових проваджень відносно контрагента, та його статус у цих справах. Ресурс безкоштовний.
Автоматизована система виконавчих проваджень - є засобом відстеження наявних виконавчих проваджень. Ресурс безкоштовний.
Компанії часто використовують анкетування контрагентів для збору інформації, яка може вплинути на подальшу співпрацю. Такий інструмент можна застосовувати як допоміжний, однак найбільш надійним методом залишається власна перевірка інформації через офіційні реєстри. Для цього на великих підприємствах створюють цілі відділи з захисту та безпеки бізнесу, малий та середній бізнес може ввести у штат посаду комплаєнс-менеджера.
Розробка договорів з мінімізацією ризиків
Зверніться по юридичну підтримку — адвокат із господарських справ розробить типовий договір для вашого підприємства, який можна буде використовувати у роботі з контрагентами. У договорі буде передбачено умови попередньої оплати (повна або часткова), штрафні санкції за несвоєчасну оплату тощо.
Що робити, коли борг вже є
Насамперед слід почати зі звернення за консультацією або підтримкою до адвоката, що спеціалізується на справах щодо стягнення дебіторської заборгованості. Адже зазвичай т.з. «м’яке» нагадування (електронний лист чи дзвінок, надсилання акту звірки взаєморозрахунків та з’ясування причин виникнення боргу) на цьому етапі вже не працює. Вам просто вже не платять.
Якщо ж фінансові труднощі у боржника тимчасові, він має активи, і вам важливо зберегти з ним партнерські стосунки - можна застосувати реструктуризацію боргу, узгодивши графік погашення заборгованості.
Якщо ж боржник не дотримується умов реструктуризації, або взагалі не реагує на ваші звернення, застосуйте досудове стягнення боргів, шляхом направлення претензії.
Як ефективно стягувати заборгованість
Першою необхідною дією буде залучення юриста. Якщо на підприємстві є штатний юрист чи юридичний відділ – чудово. Якщо немає – не страшно. Ваше товариство, як суб’єкт господарювання завжди може скористатися сторонньою юридичною допомогою на підставі договору, також ефективною буде послуга постійного юридичного аутсорсингу (супроводу) – це сучасний інструмент, за допомогою якого сторонні юридичні компанії здійснюють юридичний супровід бізнесу.
Юрист ретельно проаналізує первинну документацію, щоб з’ясувати, чи дійсно існує заборгованість. Іноді плутанина в бухгалтерському обліку може створити хибне враження про наявність боргу. Наприклад, послуга могла бути надана, а кошти перераховані без зазначення призначення платежу. У такому випадку вони можуть обліковуватись як «нез’ясовані надходження».
У господарській практиці трапляються випадки втрати первинних документів, що підтверджують боргові зобов’язання. Однак така ситуація не є критичною за умови наявності досвідченого юриста, який здатен підібрати альтернативні докази факту здійснення операцій — від електронної переписки та банківських виписок до транспортних накладних та інших підтверджуючих матеріалів.
Так, відсутність документів — це виклик, але справжньою проблемою стає лише відсутність фахової юридичної підтримки, яка здатна перетворити слабку позицію на аргументовану стратегію захисту.
У разі підтвердження заборгованості, подальші дії здійснюватимуться поетапно, відповідно до описаних нижче стадій.
Без суду (досудове врегулювання спору)
На першому етапі проводяться переговори з боржником з метою узгодження способу та строків погашення заборгованості, а також можливості її реструктуризації. Якщо ці дії не дали результату у вигляді фактичного погашення боргу, відповідно до ст. 222 Господарського кодексу України боржнику надсилається претензія рекомендованим листом із повідомленням про вручення. У претензії кредитор має право нарахувати, штраф та пеню, якщо такі були передбачені договором, або законом. Дебітор зобов’язаний розглянути її у місячний строк з дня отримання.
Судовий порядок стягнення заборгованості
Якщо спроби «мирного» врегулювання спору не дали бажаного результату доведеться йти до суду. Позовна заява складається відповідно до вимог ст. 162 Господарського процесуального кодексу України. У ній слід навести факти, які підтверджують виникнення заборгованості та надати відповідні докази: договір, акти наданих послуг, товарні накладні, виписки по рахунку тощо.
Терміни стягнення дебіторської заборгованості складають три роки, що відлічується з моменту, коли контрагент мав здійснити оплату (тобто з моменту порушення права кредитора). Водночас, відповідно до статті 259 Цивільного кодексу України, цей строк може бути продовжено за домовленістю сторін, але лише за умови, якщо така можливість передбачена в договорі.
Судовий процес — це складна процедура, де важливо не лише мати рацію, а й уміти її юридично обґрунтувати. Без допомоги фахового юриста легко припуститися помилок у документах, доказах чи процесуальних діях, що може призвести до поразки в справі, навіть за наявності обґрунтованих вимог.
Рішення суду прийнято на користь кредитора, а що далі?
Після того, як рішення суду набрало законної сили, але боржник ухиляється від його виконання, стягнення може бути проведене в примусовому порядку. Для цього стягувач має право обрати: звернутися до державного виконавця або залучити приватного виконавця.
Стягнення здійснюється на підставі виконавчого листа або судового наказу. Щоб визначити, до якого саме органу державної виконавчої служби (ДВС) рекомендуємо скористатися сайтом Міністерства юстиції України: перейдіть до розділу «Територіальні органи» та оберіть категорію «Органи державної виконавчої служби».
Альтернативно ви можете звернутися до приватного виконавця, який працює у територіальному окрузі, де планується виконання судового рішення. Для цього скористайтеся Єдиним реєстром приватних виконавців України.
Кредитор подає заяву разом з оригіналом виконавчого документа до органу ДВС чи приватного виконавця за місцезнаходженням боржника, або за місцезнаходженням його майна.
Після відкриття провадження ви отримаєте постанову, де буде вказано номер виконавчого провадження та ідентифікатор доступу, які дозволять контролювати хід виконання через автоматизовану систему виконавчих проваджень.
Які складності можуть виникати на кожному з етапів
Досудовий: сумнівна дебіторська заборгованість, тобто недостатньо оформлені документи, відсутні акти – дають можливість боржнику заперечити борг.
Судовий: пропуск строків звернення до суду, неправильне визначення ціни позову, зустрічні вимоги дебітора, затягування справи дебітором, та багато іншого може зробити судовий процес складним, тривалим та затратним.
Виконання рішення: формальні підстави відмови у відкритті провадження (не сплачено авансовий внесок чи надано копію виконавчого документа, замість оригіналу) бездіяльність виконавця, відсутність коштів чи майна для стягнення відкладають реальне виконання рішення або роблять це неможливим.
Реальні приклади ефективного управління боргами
Кейс 1: Як компанія успішно стягнула борг через суд
До нашого Адвокатського об’єднання звернулася компанія з проханням надати судовий супровід у справі про стягнення заборгованості за договором поставки. Предметом спору стало твердження дебітора про неналежну якість частини товарної партії, через що він відмовлявся здійснити оплату.
Адвокати Актум переконливо довели суду, що товар повністю відповідав технічній документації та необхідним сертифікатам, претензій під час його приймання не виникало, а недоліки виникли внаслідок неналежного зберігання товару з боку покупця.
Результат: рішення про стягнення заборгованості та пені за кожен день прострочення платежу було ухвалено на користь клієнта.
Кейс 2: Як уникнути боргів завдяки простій перевірці клієнтів
Ми вище писали про так звані комплаєнс перевірки. За умови наявності доступу до електронних ресурсів, які дають розширену інформацію про контрагента, це потенційно допоможе виявити ризикових клієнтів/контрагентів ще до початку співпраці.
Товариство «А» отримало від товариства «В» лист із пропозицією щодо співпраці, яка передбачає укладення договору оренди нерухомого майна. Товариство «В» надає послуги зарядки електроавтомобілів населенню, а товариство «А» має об’єкти на яких можливе встановлення такого обладнання. До початку співпраці комплаєнс-менеджер ТОВ «А» провів перевірку ТОВ «В», проаналізував судові провадження за участю цього товариства та реєстр виконавчих проваджень, встановив, що за останні 2 роки товариство «В» мало біля 15 судових спорів, які були пов’язані з порушенням умов договору. Що дало підстави віднести такого контрагента до переліку потенційно ризикових та не починати з ним співпрацю.
Короткий підсумок: що з цього реально працює
Працює все, особливо за умови наявності досвідченого юриста та комплексного підходу.
Ви отримуєте багаторівневу перевірку та контроль. Так, завдяки комплаєнс перевірці, ви можете розуміти, що то за «звір» ще до початку співпраці, розуміти потенційні обсяги співпраці, прогнозувати дохід, а якщо контрагент є ризиковим, взагалі не починати з ним співпрацю. Автоматизація це сталий контроль господарських взаємовідносин з контрагентом. Юридичний супровід допоможе тримати руку на пульсі подій, коли договірні відносини не дотримуються.
Корисні поради для бізнесу: як уникати проблем з боргами
Чому потрібно регулярно контролювати фінанси.
Це знижує ризик накопичення боргів, сприяє фінансовій дисципліні та плануванню
Як правильно складати кредитну політику (ліміти, терміни оплати)
Кредитна політика — це внутрішній регламент підприємства щодо умов продажу товарів або послуг з відстрочкою платежу. Вона визначає, кому, на яких умовах і на який термін компанія готова надавати «товарний кредит», а також встановлює механізми контролю за оплатами та дії у випадку прострочення.
Складовою кредитної політики є регламент роботи з дебіторською заборгованістю, який пояснює, як діяти у разі виникнення боргу, хто за що відповідальний та як здійснюється контроль.
Коли варто звертатися до юристів
Для успішного управління бізнесом юридичний супровід має здійснюватися безперервно.
Юрист може брати участь у створенні внутрішніх локальних нормативних актів і регламентів компанії, розробити план комплаєнс-перевірок включаючи основні напрямки моніторингу, підготувати договори, які максимально захищатимуть ваш бізнес від можливих ризиків у майбутньому.
А у разі виникнення спорів, щодо договірних відносин – без фахової юридичної допомоги не обійтися.
Часті запитання та прості відповіді
Як скласти ефективний лист-претензію?
Претензія має бути чіткою, лаконічною та без зайвих роздумів. Її вимоги повинні обґрунтовуватися відповідними положеннями договору, нормами права та первинними бухгалтерськими документами. Ефективне складення претензії можливе за наявності спеціальних знань в галузі права та відповідного досвіду.
Чи варто наймати колекторів?
В Україні відсутнє окреме регулювання колекторської діяльності в господарських відносинах (на відміну від роботи з фізичними особами за кредитами). Якщо кредитор залучає третіх осіб (наприклад, «колекторів»), вони не можуть вчиняти дій, які суперечать законодавству або договору. Використання погроз або нав’язливих візитів з боку таких компаній може завдати шкоди діловій репутації кредитора.
Тому залучення професійного юриста є більш доцільним і ефективним, ніж використання послуг колектора.
Що робити, якщо клієнт не платить взагалі?
Якщо клієнт ігнорує план запропонованої реструктуризації (якщо такий був), слід розпочати претензійно-позовну процедуру та подальше примусове стягнення боргу через органи ДВС. У разі потреби, кінцевим кроком може бути подання заяви про відкриття провадження у справі про банкрутство. Вибір подальших дій залежить від розміру боргу та поведінки дебітора.
Як діяти далі?
Якщо ваша мета — не просто зменшити суму боргів, а керувати ними стратегічно, оптимізація дебіторської заборгованості стане вашим надійним інструментом. Тож не вагаючись забезпечте:
аналіз структури дебіторської заборгованості;
встановлення лімітів і платіжних дисциплін;
автоматизацію обліку та контролю оплат;
впровадження системи нагадувань;
постійний юридичний супровід господарської діяльності
Цей комплекс заходів щодо зниження дебіторської заборгованості, мінімізує фінансові ризики, прискорить надходження коштів і покращить грошові потоки підприємства.
Адвокатське об’єднання «Актум» надає послуги як повного юридичного супроводу бізнесу, так і точкової підтримки на будь-якому етапі вирішення проблеми. Наше глибоке розуміння та досвід у справах щодо досудового та судового супроводу стягнення дебіторської заборгованості, а також супроводу підготовки та складання відповідних договорів - ключ до вашої ефективної роботи. Ми точно знаємо, як забезпечити надійний правовий захист у цій сфері.